Häufig gestellte Fragen (FAQs)

TERMINE: Alle Termine enden jeweils um 23.59 Uhr UTC+1/WEZ+1.


ANMELDUNG

  1. Welche Anmeldegebühren fallen an? Die Eintrittspreise für die Konferenz richten sich nach dem Buchungsdatum (Frühbucher, Anmeldung vor dem Kongress, Anmeldung vor Ort beim Kongress) und werden ab Anfang Februar auf der Webseite zur Verfügung stehen.
  2. Wie kann ich mich für die Konferenz anmelden? Ab Anfang Februar 2015 können Sie sich HIER anmelden.
  3. Anmeldung für Frühbucher: Der Frühbucherrabatt endet am 6. April 2015. Danach können Sie sich bis zum 21. Juli 2015 zum Vorausbuchungspreis anmelden. Nach diesem Datum fallen Anmeldegebühren zum vollen Preis an.
  4. Kann ich mich vor Ort anmelden? Sie können sich vor Ort während des Kongresses anmelden, indem Sie zu dem IPV-Auskunftsschalter gehen oder indem Sie sich online selbst registrieren. In beiden Fällen fällt der volle Preis an, allerdings bekommen Sie online einen Selbstverwaltungsrabatt, den Sie bei der Anmeldung beim IPV-Auskunftsschalter nicht erhalten.
  5. Gibt es eine Begrenzung der Teilnehmerzahl für die einzelnen Sitzungen? Die IPV behält sich das Recht vor, für jede Veranstaltung die Teilnehmerzahl aus sicherheitsrelevanten, Vertraulichkeits- oder organisatorischen Gründen zu begrenzen.
  6. Ich kann mich nicht anmelden, da ich meinen Benutzernamen vergessen habe: Falls Sie Ihren Benutzernamen vergessen haben, gehen Sie bitte auf die IPV-Webseite und klicken dort auf den Link namens “mein Benutzername” (“my username”) unterhalb des Anmeldefelds. Nun müssen Sie die E-Mail-Adresse angeben, mit der Sie sich bei der IPV registriert haben. Damit wird eine automatische E-Mail von der IPV generiert, in der Sie Ihren Benutzernamen in der ersten Zeile finden.
  7. Ich kann mich nicht anmelden, da ich mein Passwort vergessen habe: Für den Fall, dass Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie bitte auf diesen Link und dann auf den Link “Passwort vergessen” (“Forgot my password”) unterhalb des Anmeldefelds. Nun müssen Sie Ihren IPV-Benutzernamen angeben - dieser war anfangs automatisch auf Ihre E-Mail-Adresse voreingestellt, aber vielleicht haben Sie ihn auch geändert. Klicken Sie auf “Abschicken” (‘Submit’). Dadurch wird eine automatische E-Mail von der IPV generiert und zugeschickt, die alle relevanten Informationen darüber enthält, wie Sie Ihr Passwort ändern können.
  8. Allgemeine Unterstützung: Sollten Sie ein anderes Anliegen haben, kontaktieren Sie bitte das IPV-Kongress-Team per E-Mail.
  9. Reservierung für bestimmte Veranstaltungen: Für einige Veranstaltungen wird ein separates Ticket benötigt, für die Mehrheit allerdings nicht. Bitte beachten Sie allerdings, dass beliebte Veranstaltungen schnell ihre maximale Raumkapazität erreichen können und suchen sich für diesen Fall eine Alternativveranstaltung aus.
  10. Ich möchte mich nur für eine einzige Veranstaltung anmelden.Ist dies möglich? Nein. Allerdings ermöglicht die IPV es im Ausnahmefall, dass ein Familienmitglied an einer einzelnen Veranstaltung teilnehmen kann. Dies geschieht unter der Voraussetzung, dass der Sitzungsraum nicht übermäßig voll ist und dass die Anwesenheit bei der Veranstaltung nicht aus Vertraulichkeitsgründen eingeschränkt ist. Falls Sie diese Möglichkeit nutzen möchten, wenden Sie sich bitte während des Kongresses in einer ruhigeren Phase an das IPV-Personal am Auskunftsschalter. Bitte stellen Sie uns möglichst detaillierte Informationen zur Verfügung, damit wir versuchen können, Ihrem Wunsch nachzukommen.
  11. Ich möchte mich gerne für eine nach den Panels stattfindende Diskussionsgruppe anmelden:
    Für die Diskussionsgruppen, die nach den Panelvorträgen stattfinden, ist keine Vorausbuchung erforderlich, außer Sie möchten Mitglied einer Bostoner Gruppe sein. Falls Sie sich nicht für die Bostoner Gruppen angemeldet haben, werden nach jedem Keynote- bzw. großen Panel-Vortrag Plätze und Zimmer für zusätzliche Diskussionsgruppen zur Verfügung stehen, die nach dem Prinzip “Wer zuerst kommt, mahlt zuerst” verteilt werden. Tickets werden nur für diejenigen ausgestellt, die sich bereits vor dem Kongress für eine Boston Group angemeldet haben. Wenn Sie sich vor dem Kongress für eine Boston Group registriert haben, werden die Diskussionsrunden der einzelnen Bostoner Gruppen nach den Panelvorträgen in der Form von privaten Treffen stattfinden. 
  12. Ich möchte gerne an den Arbeitsgruppen bzw. offen zugänglichen Debatten der IPV-Ausschüsse während des Vorkongresses teilnehmen, allerdings werden sie mir nicht angezeigt.
    Während des Anmeldevorgangs können Sie sich für eine oder mehrere der Arbeitsgruppen und offen zugänglichen Debatten der IPV-Ausschüsse, die während des Vorkongresses stattfinden, anmelden, solange sie sich nicht zeitlich überschneiden. Da es eine zu große Auswahl an Veranstaltungen gibt, um sie alle auf dem Bildschirm anzuzeigen, werden Sie während des Anmeldeprozesses rechts neben jeder Liste eine vertikale Scroll-Leiste sehen. Nutzen Sie diese und scrollen Sie auf- und abwärts, um alle Optionen sehen zu können.
    Meine Pläne haben sich geändert und ich möchte Änderungen an meiner Anmeldung vornehmen. Bitte kontaktieren Sie das IPV-Kongress-Team baldmöglichst per E-Mail. Wir werden unser Bestes geben, damit Sie Ihre Sitzung wechseln können, sofern die von Ihnen neu gewählte Veranstaltung nicht ausgebucht ist. Wenn Sie eine bezahlte Sitzung stornieren möchten und wir Ihrem Wunsch auf Änderung nicht nachkommen können, treffen die Stornierungsbedingungen gemäß unserer IPV-Stornierungsrichtlinien zu.
  13. Ich habe bereits ein Kongressticket gekauft und mich nun umentschieden: Für den Fall, dass Sie eine unserer Zusatzoptionen im Rahmen der Kongressanmeldung ändern oder Ihre Kongressanmeldung insgesamt zurückziehen möchten, e-mailen Sie bitte dem IPV-Kongress-Team.
  14. Meine Kreditkarte wurde nicht akzeptiert: Kreditkartengesellschaften blockieren manchmal Transaktionen, die ihnen verdächtig erscheinen. Die Kreditkartenorganisation der IPV hat ihren Sitz im Vereinigten Königreich, dennoch buchen wir unsere Zahlung in US-Dollar und nicht in Britischen Pfund ab. Ihre Kreditkartengesellschaft könnte Ihre Kongress-Zahlung daher als ungewöhnlich ansehen oder sie aus anderen Gründen vorübergehend stoppen. Kontaktieren Sie aus diesem Grund bitte Ihre Kreditkartenorganisation, bevor Sie sich registrieren oder bevor Sie es noch einmal versuchen, und beschreiben ihnen die Transaktion.
  15. Was sind die Stornierungsbedingungen der IPV? Alle Anfragen bezüglich einer Rückerstattung müssen schriftlich erfolgen und baldmöglichst per E-Mail an die IPV geschickt werden. Vor dem 7. April 2015 wird eine Verwaltungsgebühr von 50US$ anfallen, danach wird sich diese Verwaltungsgebühr bis zum 1. Juli 2015 auf 100US$ belaufen. Nach diesem Termin verfallen alle Ansprüche auf eine Rückerstattung.

 

AM TAGUNGSORT

  1. Kann ich meine Kongresskarten im Voraus erhalten? Nein. Alle Kongresskarten werden vor Ort an unseren Ticketmaschinen ausgedruckt. Denken Sie bitte daran, Ihre Buchungsbescheinigung mitzubringen, damit Sie die Selbstverwaltungsautomaten benutzen können.
  2. Wie und wann werde ich meinen Kongresspass erhalten? Sie erhalten Ihren Kongresspass vor Ort, wenn Ihre Tickets von den Selbstverwaltungsautomaten gedruckt werden.
  3. Wozu bekomme ich mit meinem Kongresspass Zutritt? Zu allen Veranstaltungen mit der Ausnahme von geschlossenen Sitzungen. Bitte entnehmen Sie Näheres Ihrem Programm.
  4. Welche Sprachen werden auf dem Kongress gesprochen? Auf dem Kongress werden alle vier IPV-Sprachen benutzt. Einige Veranstaltungen werden simultan übersetzt. Bitte entnehmen Sie nähere Informationen Ihrem Programm.
  5. Einladungsschreiben/Visumantrag: Falls benötigt, kann auf Anfrage ein Einladungsschreiben ausgestellt werden.
  6. Ab wann werden die Selbstverwaltungsautomaten zugänglich sein? Die Selbstverwaltungsautomaten werden ab Montagmittag, am 20. Juli, zugänglich sein. Wir werden uns darum bemühen, dass mindestens ein Ticketautomat rund um die Uhr zur Verfügung steht.
  7. Was sind die Öffnungszeiten am IPV-Auskunftsschalter? Die Auskunft wird von Mittwoch bis Samstag jeden Tag von 7.30 Uhr bis 18 Uhr geöffnet sein. Am Montag und Dienstag wird lediglich ein reduzierter Service angeboten. Sollte Ihr Anliegen nicht die Verfügbarkeit von Eintrittskarten betreffen, wären wir Ihnen daher dankbar, wenn Sie die Auskunft während einer ruhigeren Phase aufzusuchen würden, damit wir die Anfragen zu Eintrittskarten prioritär behandeln können.
  8. Kann ich mich bereits im Voraus für eine Sitzung anmelden? Eine Anmeldung im Voraus ist nur für bestimmte Veranstaltungen möglich. Diese sind im Ticketverkauf klar gekennzeichnet. Alle anderen Veranstaltungen unterliegen dem Prinzip “Wer zuerst kommt, mahlt zuerst”. Dies trifft allerdings nicht zu, wenn eine Sitzung als “begrenzt” eingestuft ist.
  9. Woher weiß ich, für welche Sitzungen ich CME-Punkte erhalten kann? Veranstaltungen, für die man CME-Punkte erhalten kann, sind im sowohl im vorläufigen als auch im finalen Kongressprogramm durch ein CME-Zeichen neben dem jeweiligen Sitzungsnamen gekennzeichnet.
  10. Wann kann ich eine Teilnahmebescheinigung erhalten?Ab Donnerstag, dem 23. Juli, wird ein Selbstverwaltungsautomat zur Verfügung stehen, um sich Teilnahmebescheinigungen ausdrucken zu lassen. Diese Dienstleistung wird nur während der Öffnungszeiten des Auskunftsschalters angeboten.

 

REFERENTEN/DISKUSSIONSLEITER

  1. Wann bekomme ich über die Annahme meines Vorschlags Bescheid?

    Schriftliche Zusagen sowie Absageschreiben für alle Vorschläge (mit Ausnahme der Proposals für Einzelbeiträge) wurden am Sonntag, den 28. Dezember und am Montag, den 29. Dezember 2014 verschickt.

  2. Mein Vorschlag wurde akzeptiert. Was muss ich nun tun?

    Mitglieder eines akzeptierten Panels müssen ihren Beitrag in voller Länge bis zum 10. März 2015 an die IPV senden. Die Einreichung eines Vorschlags für einen Panelvortrag beinhaltete automatisch die Akzeptanz dieser Bedingung.

  3. Welche Aufgaben hat der Vorsitzende?

    Er/Sie stellt die Referenten vor und ist für die Diskussion und Einhaltung der Zeitfenster verantwortlich.

  4. Wie laufen die Panels ab?

    Generell kann jeder Vortragende seine Präsentation nach eigenem Gusto gestalten, allerdings sollten mindestens 20 Minuten für die Diskussion eingeräumt werden und die Präsentation sollte einschließlich der  Diskussion insgesamt 90 Minuten dauern.

  5. Welche technischen Geräte stellt die IPV den Rednern zur Verfügung?

    Wir werden uns darum bemühen, die Geräte, die Sie bei der Einreichung Ihres Vorschlags genannt haben, bereitzustellen.

  6. Was sind die technischen Voraussetzungen für meine Sitzung?

    Die technischen Möglichkeiten der einzelnen Räume variieren. Wenn Sie die schriftliche Zusage für Ihr Proposal bekommen, können Sie die audiovisuellen und räumlichen Spezifikationen für Ihre Sitzung einsehen.

  7. Ist es möglich, einen Gast mitzubringen, der an meiner Sitzung teilnehmen kann?

     Für Ihre eigene Veranstaltung können Sie für ein Familienmitglied einen Sitzungspass beantragen, den das Familienmitglied anschließend vor Ort vom Anmelde-/Auskunftsschalter abholen kann.

  8. Wird es ein Vorbereitungszimmer für Referenten geben?

    Es wird ein Vorbereitungszimmer für Referenten geben, in dem Sie Ihr Paper vor dem Vortrag noch einmal durchgehen können. Sie sollten dort mindestens 15 Minuten vor Beginn Ihrer Präsentation erscheinen.

  9. Kann ich meinen Vortrag filmen oder aufnehmen? Nein. Einige Vorträge werden allerdings aufgenommen und auf den IPV-/IPSO-Webseiten online gestellt.
  10. Wird mein Vortrag von der IPV übersetzt werden? Nein. Eine sehr begrenzte Anzahl an Sitzungen wird simultan von Dolmetschern übersetzt werden, aber generell verfügt die IPV nicht über die Mittel, Übersetzungen von den Vorträgen anfertigen zu lassen. Sollte dennoch eine Übersetzung gewünscht werden, muss sich der Vortragende selbst darum kümmern.  


UNTERKUNFT

  1. Meine Kreditkarte wird auf der Webseite des Tagungsorts oder der Unterkunftswebseite nicht akzeptiert. Hotelbuchungen zu speziell ausgehandelten Preisen werden ab Anfang Februar über die IPV-Webseite möglich sein. Kontaktieren Sie bitte die IPV-Kontaktperson bei Best of Boston, sollten Sie bei der Buchung einer Unterkunft auf Schwierigkeiten stoßen.
  2. Ich habe Schwierigkeiten mit der Buchung eines anderen Hotels: Sollten Sie bei der Buchung eines anderen Hotels in Boston, das auf unserer Webseite aufgelistet ist, Probleme haben, kontaktieren Sie bitte Best of Boston, die von der IPV damit beauftragt sind, sich um Reservierungen bei ausgewählten Hotels in der Stadt zu kümmern.

VERHALTENSKODEX

Wir haben uns dazu verpflichtet, eine freundliche, sichere und einladende Umgebung für alle bereitzustellen, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Behinderung, Ethnie oder Religion.

Wir möchten alle Kongressteilnehmer dazu einladen, uns dabei behilflich zu sein, eine sichere und positive Erfahrung für jeden Einzelnen zu ermöglichen.

Jeglicher Beschluss über angemessenes oder unangemessenes Verhalten unterliegt dem alleinigen Ermessen der IPV und die Entscheidung(en) der IPV-Repräsentanten vor Ort sind endgültig und unanfechtbar. 

Wenn jemand beim Weitergeben seines Kongressausweises ertappt wird, so wird ihm unverzüglich der Ausweis abgenommen und er von der Teilnahme am Kongress ausgeschlossen, ohne Anspruch auf Rückerstattung der bezahlten Gebühren zu haben.

Erwartetes Verhalten

           Seien Sie rücksichtsvoll, respektvoll und hilfsbereit.

           Verzichten Sie auf erniedrigende, diskriminierende oder belästigende Verhaltensweisen, Materialien und Worte.

           Achten Sie auf Ihre Umgebung und die anderen Teilnehmer. Benachrichtigen Sie die Organisatoren des Kongresses, falls Sie eine gefährliche Situation bemerken oder sehen, dass sich jemand bedrängt fühlt.

Inakzeptables Verhalten

•           Inakzeptables Verhalten beinhaltet: einschüchternde, belästigende, beleidigende, diskriminierende, herablassende oder erniedrigende Materialien oder Verhaltensweisen von Teilnehmern des Kongresses oder einer damit verbundenen Veranstaltung.

           Wir teilen unsere Veranstaltungsorte mit Mitgliedern der Öffentlichkeit. Gehen Sie bitte mit allen Gästen dieser Orte respektvoll um.

•           Belästigung beinhaltet: Beleidigungen (verbal, schriftlich oder anderweitig) bezüglich sexueller Orientierung, Hautfarbe, Religion, Behinderung; vorsätzliches Einschüchtern, Stalking oder Verfolgen; wiederholtes Unterbrechen von Vorträgen oder anderen Veranstaltungen (ganz gleich, ob verbal oder anderweitig); unangemessener körperlicher Kontakt und unerwünschte sexuelle Annäherung.

           Das Tragen von Kleidung, die für ein professionelles Arbeitsumfeld unpassend, provokativ oder anderweitig potenziell anstößig ist.

•           Handlungen, die gemäß dem Ermessen der IPV Unruhe auslösen, störend oder gefährlich sind, wie z.B. durch körperliche, schriftliche, verbale oder anderweitige Misshandlung, Einschüchterung, Bedrohung, Störung, Belästigung, Stalking, Drängeln, Schieben oder überhaupt jegliche Benutzung körperlicher Gewalt gegen eine Person.

           Der Besitz eines Gegenstandes, der als Waffe benutzt werden und andere gefährden kann, wenn er auf bestimmte Art und Weise benutzt wird.

           Jedwede unangemessen laute, obszöne oder verletzende Verhaltensweisen und Wortwahl, darunter auch, aber nicht ausschließlich, die Benutzung sexuell anstößiger oder beleidigender Worte, Materialien und Verhaltensweisen, und wenn Respektlosigkeiten, obszöne Gesten oder rassistische, religiöse oder ethnische Beleidigungen in Wort, Verhalten oder Inhalt enthalten sind.

           Das Versäumnis, den Regeln oder Vorschriften des Veranstaltungsortes zu folgen.

Konsequenzen von inakzeptablem Verhalten

Inakzeptables Verhalten wird auf keinem Fall toleriert, egal ob durch andere Teilnehmer, Medienvertreter, Referenten, freiwillige Helfer, Veranstalter, Angestellte des Tagungszentrums, Sponsoren oder Aussteller.

Jeder, der gebeten wird, inakzeptables Verhalten zu unterlassen, hat dem sofort Folge zu leisten.

Für den Fall, dass sich ein Teilnehmer inakzeptabel verhält, können die Kongressorganisatoren jegliche ihnen angemessen erscheinende Maßnahme ergreifen, einschließlich der Konsequenz, Teilnehmer ohne Warnung und Rückerstattung des Teilnahmepreises vom Kongress auszuschließen.

Was Sie tun können, wenn Sie Zeuge oder Leidtragender inakzeptablen Verhaltens werden

Wenn Sie von inakzeptablem Verhalten betroffen sind, bemerken, dass jemand anderes von inakzeptablem Verhalten betroffen ist oder wenn Sie ein ähnliches Anliegen haben, wenden Sie sich bitte schnellstmöglich an einen der Konferenzorganisatoren. Alle Berichte werden garantiert vertraulich behandelt.

Die Mitarbeiter vor Ort werden Teilnehmern dabei helfen, das Sicherheitspersonal des Tagungsortes oder die örtliche Polizei zu kontaktieren, um Begleitschutz bereitzustellen oder denjenigen, die unter inakzeptablem Verhalten leiden, anderweitig behilflich zu sein, damit sie sich für die Restdauer der Konferenz sicher fühlen können. Sie können inakzeptables Verhalten jedem unserer Mitarbeiter melden. Die Mitarbeiter können Sie dabei jederzeit im temporär eingerichteten IPV-Büro vor Ort oder am Auskunftsschalter anfinden.